Osobní asistent & Administrátor

Máte předchozí zkušenosti s prací osobního asistenta, tajemníka nebo administrátora pro obecné záležitosti, hovoříte plynně anglicky a holandsky? Jste proaktivní, flexibilní, organizovaní a vyhovuje vám komunikace a práce se zaměstnanci na všech úrovních a z různých kultur? Pokud ano, čtěte prosím dále!

Náš klient, jedna z předních japonských multifunkčních obchodních společností aktivně zapojená do globálního podnikání, hledá osobního asistenta a administrátora, který se může připojit k jeho týmu, úzce s ním spolupracovat a pomáhat mu v každodenním životě činnosti generálního ředitele. Kromě toho bude podporovat ostatní administrativní oddělení v amsterdamské kanceláři a podporovat ostatní expatrioty.

Odpovědnosti:

Jako osobní asistent generálního ředitele:

Zařizování všech aspektů služebních cest generálního ředitele včetně letů, transferů, hotelu a konzulárních opatření.
Příprava všech aspektů interních a externích schůzek generálního ředitele.
Zařizování reklamací výdajů generálního ředitele a složenek souvisejících s řízením, vrubopisů atd. pro služební cesty a zábavy.
Zadávání a správa daňového přiznání k dani z příjmu fyzických osob generálního ředitele ve společnosti Deloitte The Global Advantage Organizer včetně zadávání kalendáře GA.
Péče o bydliště generálního ředitele.
Odesílání, přijímání distribuce pošty generálního ředitele.
Pošta generálního ředitele, vytištění požadovaných dokumentů, získání souvisejících podpisů, odpověď a odeslání.
Příjem zákazníků generálního ředitele.
Další související ad hoc povinnosti.

Odpovědnosti správce:

Celkový dohled nad obecnými záležitostmi, včetně správy kanceláře a zařízení, s malým týmem.
Zadávání údajů o rezervaci a některých údajů do našeho účetního a finančního systému.
Podpora expatriantů s jejich výhodami, jako je pobyt pro expaty, vypořádání benefitů pro ústředí (náklady na vzdělání dítěte, jazykový příspěvek atd.) a opatření jako ubytování.
Řízení kancelářských zařízení jako PIC pro příslušné dodavatele.
Přijetí zákazníka.
Převzetí kancelářských potřeb včetně papírenského zboží, zásob do jídelen
Správa denních příspěvků pro všechna oddělení (včetně dceřiných společností v naší kanceláři.
Zajištění logistiky z/do ústředí pro vizitky, některé časopisy pro krajany a další poštovní zásilky.
Další související ad hoc povinnosti.

Požadavky:

Předchozí zkušenosti jako osobní asistent, tajemník a asistent pro všeobecné záležitosti;
Zkušenosti s cestovními opatřeními
Plynule mluvíte anglicky a holandsky, mluvit japonsky je výhodou;
Schopnost řešit citlivé a složité problémy
Schopnost efektivně pracovat napříč různými kulturami
Sebemotivovaná, proaktivní osoba, která v případě potřeby dokáže pracovat samostatně
Schopnost pracovat samostatně podle přísných termínů, pozornost k detailům

Jste připraveni na tuto novou výzvu? Přihlaste se nyní a my se vám ozveme

Octagon Professionals International je společnost poskytující kompletní služby v oblasti náboru a HR služeb s 30 lety zkušeností na evropském a mezinárodním trhu. Naše velká síť profesionálů napříč různými funkčními oblastmi a nadnárodní tým poskytují flexibilní řešení přizpůsobená individuálním potřebám klientů.

Oznámení o ochraně osobních údajů: Abyste se mohli ucházet o toto volné místo, musíte odeslat své osobní údaje Octagon Professionals. Octagon Professionals bude shromažďovat, používat a zpracovávat vaše osobní údaje, jak je uvedeno v našich Zásadách ochrany osobních údajů. Naše zásady a zpracování vašich osobních údajů jsou v souladu s GDPR.

O společnosti: